Е-документи: як правильно відмовлятись від паперу у 2020-х

Про користь для бізнесу, міфи та переваги е-документообігу 2.0

Нещодавно уряд підключив основні державні органи до електронного сервісу перевірки квитанцій оплати державних послуг check.gov.ua.

Відтепер до сервісу Check підключені сервісні центри МВС (водійські посвідчення, довідка про несудимість тощо); Міграційна служба (паспорти, закордонні паспорти тощо); РАЦСи (усі послуги з народження, шлюбу тощо); ЦНАПи (послуги Міграційної служби та РАЦСів), послуги в обласних державних адміністраціях (ліцензії, витяги тощо).

Чому електронний документообіг перемагає паперовий, про міфи і переваги е-документообігу 2.0 розповів Mind директор SmartTender.biz Сергій Сагун.

Швидкість, ціна та дружність до довкілля – три базові фактори, які визначають перехід документообігу в електронну площину. Та ринок росте, з’являються нові рішення, жорсткішою стає конкуренція. Е-документообіг еволюціонує, і базових факторів вже замало, щоб задовольнити потреби сучасного користувача.

Чим е-документообіг допомагає бізнесу
Як не дивно, але у 2020 році про переваги електронного документообігу в Україні ще й досі знають доволі мало. Пояснити їх просто. Майже кожна фізична чи юридична особа, незалежно від форми власності, розмірів чи сфери діяльності, постійно працює з документами. Деякі із цих документів необхідно періодично переглядати і коригувати, деякі – передавати іншим особам: державним службам, партнерам, контрагентам. Для цього документ необхідно надрукувати, узгодити, внести правки, відправити на підпис, поставити печатку і провести цю ж процедуру з іншою стороною.

Електронний документообіг дозволяє перенести усі ці процеси в діджитал-простір і заощадити величезну кількість часу та ресурсів.

Для цього потрібно лише:

отримати кваліфікований цифровий підпис (КЕП/ЕЦП);
зареєструватися на сервісі електронного документообігу;
якщо йдеться про зворотню документацію від контрагента, то він також має виконати перші два кроки. І хоч для багатьох це звучить як певний виклик, на практиці це все дуже просто.
Ще один важливий допоміжний фактор для бізнесу – репутаційний. Адже електронний документообіг – це вибір на користь ековідповідальності. Зменшення кількості паперових документів знімає тиск на довкілля у двох площинах: все менше дерев йде на виготовлення паперу, все менше витрачається бензину (і як наслідок – менше шкідливих викидів у атмосферу), адже стає непотрібною кур’єрська доставка автотранспортом. Перемога сучасних технологій на користь навколишнього середовища.

Чтайте також:  Тисячі американських військових з Німеччини перекинуть до кордонів Росії

Міфи про електронний документообіг
Одна із основних перепон для бізнесу при переході на електронний документообіг – це міфи про нього. Якщо говорити про найпопулярніші, то їх фактично два:

Паперовий документ має більшу юридичну силу, ніж електронний документ.
Електронний документообіг має низькі гарантії безпеки, тому є ризик втрати документів.
Розглянемо перший міф. Відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис (КЕП) має презумпцію відповідності власноручному підпису. Тобто йдеться про повну законодавчу рівноцінність, незалежно від того, який спосіб засвідчення документу обрано. Також у цьому законі окремим пунктом зазначено, що КЕП не може бути визнано недійсним і позбавленим можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що він має електронний вигляд.

Другий міф – безпековий. Це також більше про недовіру й претензійність, ніж про реальну ситуацію. Адже якщо говорити про сучасні сервіси електронного документообігу, то основні вимоги до них:

зберігання інформації в надійних датацентрах;
наявність захищених каналів надсилання документів;
доступність як хмарного рішення.
Ці вимоги гарантують, що документообіг буде захищеним від будь-яких зовнішніх впливів. Також це виключає низку ризиків, які існують у світі паперових документів, наприклад, ризики фізичної втрати оригіналу чи його пошкодження. Думаю, що всі пам’ятають те відчуття, коли через необережність на важливий документ розливається кава чи сік. З електронним документообігом такі випадки залишаються тільки в уяві.

Чтайте також:  З вересня медики почнуть отримувати доплати – Степанов

Електронний документообіг 2.0 і його основні переваги
2020-ті ускладнюють розуміння е-документообігу. Якщо раніше йшлося просто про переведення паперових процесів у електронну площину, то зараз ця ситуація змінюється. Конкуренція сервісів е-документообігу виходить за рамки оптимізації процесу обміну документами – важливою стає оптимізація процесу їх створення. Наприклад, починає впроваджуватися ідея машинного навчання. І це наступний еволюційний етап на шляху до збереження часу в бізнес-процесах.

Сучасні сервіси дозволяють працювати через передналаштовані форми. Йдеться про те, що варто лише один раз задати параметри – і надалі сервіс буде вчитися заповнювати документи самостійно. Тепер не потрібно кожного разу вводити дані вручну. Також сервіси вже надають можливість автоматично узгоджувати документи між собою – сервіс самонавчається перекодуванню номенклатури у документації між контрагентами. Зі сторони це не дуже вражає, однак для бухгалтерів, закупівельників і проєктних менеджерів це реальний порятунок, адже більше не потрібно витрачати години на виправлення технічних розбіжностей у документації.

Електронний документообіг 2.0 піднімає планку – відтепер відіграє роль не те, що документ стає електронним, а яким саме чином він формується, які функції має сервіс обміну документами, універсальність його застосування тощо. Максимальна інтеграція з іншими рішеннями, комфортна та злагоджена робота мобільної версії, а також гнучкість цінової політики визначатимуть лідерів е-документообігу в новому десятилітті.